在我国，高等学校是人才密集、知识密集、信息资源密集的学术研究型教育机构。长期以来，在这些机构中，积累了丰富的人力、科研成果、教学成果等档案文献资源，这些文献具有极其宝贵的资源价值，如何借助现代网络技术、数据库技术有效开发这些档案文献，发掘资源的利用价值，是档案管理信息化进程中亟待解决的现实问题。档案文献的存储积累、数字化处理、系统化组织和利用，是高校档案管理中极其重要的核心目标。在互联网大行其道的今天，从纸质档案的手工管理向数字化、网络化、集成化管理模式转型是高校档案管理的生存之路和发展之路。
           高校档案文献管理的传统手工模式存在的局限性已经耳熟能详了，我们无需再加赘述。本文就信息化环境下纸质档案的电子文档处理、数字化存储和网络化组织等现实问题进行一些解析，探索高校档案管理在信息化环境下全新的运作模式、管理模式和服务模式。
           1、信息化环境下档案文献存储模式的转型。（纸质档案向电子档案转型，纸质档案原件存储——电子文本扫描、文本格式转换、文本压缩处理、文本存储、文本调阅、图片格式、图片加工“扫描、转换、压缩”，电子档案的权威性，长期保存问题，电子档案调阅签署、电子档案的网络化发布、档案管理系统权限设置、档案管理系统动态日志。）
           2.常用电子文档及基本格式

基于网络环境下的电子文档阅读（网络化时代的阅读革命）
           1.Web电子图书
           电子版图书又称e-book，是将书的内容制作成电子版后，以传统纸制书籍1/3至1/2的价格在网上出售。购买者用信用卡或电子货币付款后，即可下载使用专用浏览器在计算机上离线阅读。电子图书不同于现在网上的免费线上阅读，它是与纸制版同步推出的最新书籍，所以阅读它要支付一定的费用；与光盘图书不同，e-book是基于因特网购买。 电子书的功能：可以订阅众多电子期刊、书和文档，从网上自动下载所订阅期刊，显示整页文本和图形，并通过查找、搜索、画线、注释和超链接等增强阅读体验，采用翻页系统，类似于纸制书的翻页。 电子书是传统的印刷书籍的电子版本，它可以使用个人计算机或用电子书阅读器进行阅读。它流行的原因就是因为电子书允许进行类似纸张书本的操作--读者可以在某页做书签，记笔记，对某一段进行反选，并且保存所选的文章。另外，电子书阅读器还包括内置字典，可变字体和样式。 电子书的主要格式有PDF、CEB、EXE、CHM、UMD、PDG、JAR PDB、TXT、STK等等。目前网上提供较多的是STK格式的书籍下载,现在手机电子书逐渐流行起来。
       2.掌上阅读器
         掌上阅读器是一种便携式的手持电子设备，专为阅读图书设计，它有大屏幕的液晶显示器，内置上网芯片，可以从互联网上方便的购买及下载数字化的图书，并且有大容量的内存可以储存大量数字信息，一次可以储存大约30本传统图书的信息，特别设计的液晶显示技术可以让人舒适的长时间阅读图书。电子书便携、容易使用、大容量的特点非常适合现代生活，数字版权贸易和互联网技术的发展，使电子书的用户可以以更低的价钱方便的购买到更多的图书，为电子书的流行奠定了基础。现在国内的PDA产品丰富，按功能大致分为三种：一是以学习为主，有各种英汉互译、字典等，如好易通、快易通等；二是以商务游戏为主，有记事本、万年历、汇率、股市行情、收发邮件、游戏等功能，如商务通、经理人、名人等；三是掌上电脑，可无线上网，WINDONS CE的操作系统。 目前的PDA产品有的已经加上了阅读电子书的功能，虽然还不完善，毕竟EBOOK正处在初期，很多都在观望，等待时机，整装待发。 国外EBOOK有SOFTBOOK、ROCKET BOOK、MICROSOFT READER等，国内有津科的翰林书、方正科技的君阅天下阅读器、权智的快译通等。
       目前，一些手机（如多普达、康佳、诺基亚）或GPS（如骆玛）也加入了阅读电子书的功能。

一、PC、web阅读常用电子文档格式
         1> EXE文件格式
           这是目前比较流行也是被许多人青睐的一种电子读物文件格式，这种格式的制作工具也是最多的。它最大的特点就是阅读方便，制作简单，制作出来的电子读物相当精美，这种格式电子书中内嵌了阅读软件，所以无需安装专门的阅读器就可以阅读，对运行环境并无很高的要求。
             EXE格式的电子书在2004年以前主要应用于文本型的图书阅读，但是这种电子图书也有一些不足之处，如多数相关制作软件制作出来的EXE文件都不支持Flash和Java及常见的音频视频文件，需要IE浏览器支持等。
           但是2004年以后，电子杂志和数字报纸开始流行，无一例外地都采用了EXE这种格式，并支持FLASH、多媒体甚至脚本语言，展现的内容更加丰富，制作相当精美，成为目前最流行的电子杂志的格式。目前，方正阿帕比的飞阅、XPLUS、ZCOM等厂商提供的数字报、刊、书都采用了这种格式。
           阅读软件：内嵌阅读器，无需额外阅读软件。
         2> PDF文件格式
             PDF（Portable Document Format）文件格式是Adobe公司开发的电子文件格式。这种文件格式与操作系统平台无关，也就是说，PDF文件不管是在Windows，Unix还是在苹果公司的Mac OS操作系统中都是通用的。这一特点使它成为在Internet上进行电子文档发行和数字化信息传播的理想文档格式。越来越多的电子图书、产品说明、公司文告、网络资料、电子邮件开始使用PDF格式文件。PDF格式文件目前已成为数字化信息事实上的一个工业标准。
　　Adobe公司设计PDF文件格式的目的是为了支持跨平台上的，多媒体集成的信息出版和发布，尤其是提供对网络信息发布的支持。为了达到此目的， PDF具有许多其他电子文档格式无法相比的优点。PDF文件格式可以将文字、字型、格式、颜色及独立于设备和分辨率的图形图像等封装在一个文件中。该格式文件还可以包含超文本链接、声音和动态影像等电子信息，支持特长文件，集成度和安全可靠性都较高。
　　PDF文件使用了工业标准的压缩算法，通常比PostScript文件小，易于传输与储存。它还是页独立的，一个PDF文件包含一个或多个“页”，可以单独处理各页，特别适合多处理器系统的工作。此外，一个PDF文件还包含文件中所使用的PDF格式版本，以及文件中一些重要结构的定位信息。正是由于 PDF文件的种种优点，它逐渐成为出版业中的新宠。
　　对普通读者而言，用PDF制作的电子书具有纸版书的质感和阅读效果，可以“逼真地”展现原书的原貌，而显示大小可任意调节，给读者提供了个性化的阅读方式。由于PDF文件可以不依赖操作系统的语言和字体及显示设备，阅读起来很方便。这些优点使读者能很快适应电子阅读与网上阅读，无疑有利于计算机与网络在日常生活中的普及。Adobe公司以PDF文件技术为核心，提供了一整套电子和网络出版解决方案，其中包括用于生成和阅读PDF文件的商业软件 Acrobat和用于编辑制作PDF文件的Illustrator等。 Adobe还提供了用于阅读和打印亚洲文字，即中日韩文字所需的字型包。
阅读软件：Adobe Acrobat8.1、Adobe Reader8.1、或其它第三方阅读软件。
         3> CEB 文件格式  
             CEB即Chinese eBook,是完全高保真的中文电子书的格式。由北京方正阿帕比技术有限公司开发的全新的电子图书阅读工具——方正ＡｐａｂｉＲｅａｄｅｒ 使用的格式. 它能够保留原文件的字符、字体、版式和色彩的所有信息，包括图片、数字公式、化学公式、表格、棋牌以及乐谱等，同时，该格式对文字图象等进行很好的压缩，文件的数据量小。
           CEB版式文件技术基于方正全球领先的印刷出版技术之上，在版式文件技术领域已处于国际一流。从2000年推出以来，方正CEB版式文件技术已在电子书、电子公文领域得到广泛应用。同时，方正CEB版式文件技术可以方便的应用到方正在传统印刷出版领域的产品中。
          CEB的优势和技术先进性：在不同的软硬件环境下保持显示不发生变化，生成后不可修改；融合了当前主要字型表示技术：包括各种编码体系和各种字库技术，支持少数民族文（蒙文、维文、藏文、韩文等）的转换；自动下载补字，保证CEB文件不发生“开天窗”的情况；提供全面图形处理技术（包括各种线形的完整描述）；提供全面的图像和颜色处理支持及压缩（如多种色彩空间、包括ICC在内的色彩还原、RLE,G3,G4,Wavelet等数据压缩）；支持电子签名，数据加密等安全机制；转换方便，几乎所有格式都可以转换成CEB格式，包括XML、S2、 PS、 PDF、 TIFF、 DOC、WPS等；CEB文件占用空间小，在排版比较复杂情况下，只有原来DOC文件的十分之一；CEB与XML结合，支持版面自动生成，支持信息提取，使用灵活；可以在CEB上制作目录、链接跳转，增加声音、动画和视频。
        4> STK文件格式
           STK文件格式是宜锐公司开发的电子书格式，需要使用该公司的掌上阅读器Starebook来阅读。2006年成都阅通公司开发了eREAD6.0阅读软件，可以再PC上阅读STK格式图书，主要图书内容包括漫画、小说、商业、时尚生活、宗教，阅读器操作简单，特别适合阅读漫画类图书。
           eREAD阅读软件集成了书籍制作功能，用户可以亲手制作自己的书籍，符合了用户分享图书的需求，网络上免费的STK图书，大部分都是读者自己制作并在网络上传播的。
           阅读软件：eREAD6.0
     5> PDG 文件格式  
           PDG（图文资料数字化）格式是超星公司推出的一种图像存储格式，具有多层TIFF格式的优点，由于采用了独有的小波变换算法，图像压缩比很高。超星公司将PDG格式作为其数字图书馆浏览器的专有格式。
阅读软件：超星阅读器SSReader4.0
      6> CAJ 文件格式  
       (Chinese academic journal 简称CAJ) 是清华同方公司的文件格式，中国期刊网提供这种文件格式的期刊全文下载，可以使用CAJViewer在本机阅读和打印通过“全文数据库”获得的CAJ文件。
       阅读软件：CAJViewer7.0
     7> SEP文件格式
         SEP是中文平台上通用的、优秀的、安全可靠的文档分发和交换格式，基于书生公司达到国际先进水平的技术构建，已历经版式技术、数字纸张技术发展到了智能文档技术。SEP符合传统纸张特性，可用于将基于纸张的应用e化。每一个SEP文件都相当于若干页纸张文档,并能附加很多数字特性和智能特性。SEP软件可以完整地原版原貌地转换各种来源的应用程序所生成的电子文档， 对文字、图像、图形、文档布局等都可以完整地保留。书生 SEP 文件采用先进的分类压缩方式，对于图像、文字、图形、影像等都采用了相应的先进压缩算法，使得电子文档的共享、交换和归档变为一件轻松愉快的事情。免费使用的书生SEP阅读器，和超过1000万份以上的各式SEP电子文档的广泛使用保证了该技术易用和稳定。采用SEP文件格式及SEP家族系列文档格式的书生软件产品，为政府与企事业单位的文档一体化工作和电子政务建设提供了值得信赖的文档解决方案。
阅读软件：书生阅读器SursenReader7.0
         8>XPS文件格式
           XPS，XML Paper Specification（XML文件规格书），是一种微软推出的电子文件格式，使用者不需拥有制造该文件的软件就可以浏览或打印该文件，为微软对抗 Adobe PDF格式的利器。微软下一版的办公室软件Office 12将提供XPS可携式文件格式的文件储存功能，包括Word、Excel、PowerPoint、 Access、Publisher、Visio、OneNote、及InfoPath等应用程序所保存的档案都可以存成XPS。
           XPS格式是一种基于Zip压缩格式的文件，使用Zip或者RAR软件可以对其进行解压，然后就可以看出它的内部结构，这种压缩方案也保证了XPS文件的大小是比较小的。但是仅仅是压缩是不够的，还要在一些地方进行优化，比如说Subset font 等。
           阅读软件：Xps viewer
       9> WDL文件格式
             WDL是华康公司开发的一种电子读物文件格式。其特点是较好地保留了原来的版面设计，可以通过在线阅读也可以将电子读物下载到本地阅读，但是需要使用该公司专门的阅读器DynaDoc Free Reader来阅读，该阅读器可以从该公司的网站免费下载。  
           WDL格式的电子读物由于对打印和拷贝作了限制，所以适当保护了作者和出版商的利益。与PDF格式一样，该格式依然不支持上述的一些效果。但是支持图片的导入。该格式对文件图像文字质量和最后成品的大小之间的平衡做了较好的处理，采用该格式的文件一般压缩率都比较高。对大中小电子读物都是一个不错的选择。
             制作WDL格式的电子读物需要使用该公司的软件DynaDoc生成器来完成。该软件目前还没有共享版本，读者可以到该公司的站点去查找关于该软件的相关信息。  
        10> NLC 文件格式
             NLC格式中国国家图书馆的电子图书格式。它把扫描的图书图像以JBIG标准压缩(无损压缩)为很小的NLC文件。NLC文件是JBIG格式的一种变种。
          
  二、掌上阅读器常用文件格式
             11> OEB文件格式
             OEB是Open eBook的缩写，用于格式化和包装电子书的一种行业标准。OEB基于XML，定义了电子出版物的文本如何被标记，以及一本ebook的各部分（封面、目录、正文、说明、索引等等）应如何包裹在一起。OEB实际上是一个综合体，可以说是HTML 4.0、XML 1.0、Dublin Core、与CSS1.0的子集，主要是让编辑与系统商花最少的力气加入eBook行列，因为以上的语言都是它们所熟悉的。OEB 1.0版本仍偏重编排格式，即将制定的OEB 2.0，就完全以XML为主干，严谨地把编排格式与资料内容分开。
       12> LIT文件格式
           这种格式是美国微软公司开发的软件Microsoft Reader的一种专有的文件格式。该文档格式是HTML的一个变体。同时，也支持OEB文档格式。。
             该格式最大的优点是它的阅读风格很接近于我们平时阅读纸质书，所以阅读起来十分的亲切，并且支持全屏阅读，但是它的特点是没有滚动条，翻页全部使用点击页码来实现，所以更像看一本真正的纸质书。
由于该格式不支持中文，目前国内只有尝试性使用这种文件格式来制作和出版电子读物。
阅读器：Microsoft Reader。支持WinCE系统掌上电脑和智能手机。
       13> XEB文件格式
方正手持电子书格式。以OEB（Opene Book）为基础，以xml(eXtensible Markup Language,可扩展标记语言)技术为核心的中文电子图书格式。
适用于手机、专用手持电子书阅读器、学习机、MP3、MP4等多种终端设备，并具有多种优势，如代码文件小，资源占用少；融合版式和流式的阅读技术，自动适应终端屏幕大小；支持多语言的阅读；支持表格、数学公式、列表等；支持生僻字和古籍字等多种字符集；支持多种协议的阅读下载方案；支持通讯互动功能；支持DOC、PDF、APABI等多种格式的转换和阅读。
阅读器：Apabi XEB Reader、津科翰林书、方正科技君阅天下阅读器、香港GSL等。
     14> EBX文件格式
             Electronic Book Exchange（电子书交换）。由Electronic Book Exchange Working group  开发的标准，用于在内容创作者、出版商和最终用户间eBook内容的安全传送。
阅读软件：XReader，支持WinCE系统的掌上电脑和智能手机。
       15> RB文件格式
“RB”是“Rocket eBook”的缩写，这是一种类似于掌上型电脑的电子读物阅读器。由NuvoMedia公司开发的Rocket eBook采用特殊的文档结构，可以集文字、图像、声音于一体。Rocket eBook的文档由两种组成：基本文档（*.rb）和注释文档（*.rh、*.rn和*.ra）。
       16> PDB格式
           一种PalmOS阅读工具采用的文件格式。pdb是Palm DataBase的缩写,Palm OS所用文件的扩展名为.pdb。
可以使用PalmReader打开。